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分享會議策劃的前期準備工作與策劃注意細節
作者:鄭州演出公司      發布時間:2020/1/6 16:25:52

一般的會議、會展等,都會考慮請專業的策劃公司來完成,而為了保證會會議的進行,會前必須做好充分的準備,會議順利與否,關鍵在于會前的精心策劃,以及注意在策劃時的一些細節要點,今天小編為大家分享會議策劃前的準備以及在策劃時的一些細節。


會議策劃20200106162701.jpg

一、會議策劃的前期準備工作


1、會場的預約和布局


根據會議的級別和會議的具體情況,選擇會議舉辦地,提前預約;并安排會場的布局,細致周到地設計好所有的細節,準備會議所需要的所有設備,并提前安放在指定位置;提前調試好設備并進行演練,確保會議的順利進行。


2、會議資料的準備


根據會議的具體需求,可以設計會議資料的樣式、內容、選擇圖案;提前把會議資料送到會場。會議資料較多時,可以按照會議策劃將會議資料按次序排放,最好裝訂成冊,編好頁碼,方便參會人員閱讀。


再者如果需要給參會人員發放紀念品或禮品的情況下,應當與會議資料一同準備好,置于資料袋中一并發放給參會人員。


3、策劃會議基本流程


正式會議開始之前一般都有介紹會議的整體流程,一般情況下沒有會議主持人的情況下可有會議組織人員介紹會議流程,策劃的會議一般分為工作匯報階段、討論階段、工作安排階段等。


會議的基本流程會整理成正式文檔作為會議主持的資料裝訂好,明白基本流程是參會者可以更加輕松參與到會議中來。


4、會議通知


會議的通知對于會議策劃的一部分,顯然是必不可少的,如是企業的內部會議,我們可根據企業的常用通訊系統對參會者進行通知,若還有企業的外部合作方我們也可通過電話,短信或電子郵箱來通知對方,通知的內容應簡要的說明會議議程、參會人員、會議時間、會議地點等,盡量做到簡明扼要。


二、會議策劃注意細節


1、在會議開始之前,全局性的總體策劃還得由主辦方來做,做出會議進程“時間進度表”。


2、如果會議形式比較鄭重,除了電話聯系外,需要以書面文件或者通知單、邀請函的形式與各單位聯系,并取得明確答復(如書面文件或者通知單,邀請函需特殊制作,您還得與印刷廠商協商處理)。


3、會議開始時參與報到工作,作好協調工作,分發資料,同時可以認識新朋友,加深與老朋友的關系。如果與會代表是要交會務費的,主辦方還得負責收取會務費。


4、取得會議承辦方開出的可提供的服務項目表,針對所需的服務與會議承辦方簽署相關協議、合同,以法律手段保護自己的合法權益。


5、主辦方必須自己制定出會議日程表和會議演講稿及相關報告內容,如果會議內容并不涉及內部機密,也可將情況告知會議承辦方,請他們協助制定。


6、在會議承辦方幫助聯系酒店、機場、餐廳、廣告公司、印刷廠商、車隊等單位的同時,根據“時間進度表”進行及時的詢問,落實計劃的進度。


7、正式會議開始之前,檢查會場的布置工作確保萬無一失。


8、報到結束后,及時通知會議承辦方最準確的人數、房間數,多出或少出的房間及時與酒店協調解決,避免酒店和您不必要的麻煩。


9、一般情況下以電話通知各單位在何時、何地舉行會議,并確認各單位與會代表人數。


10、制定與公司和此會議的總目標相一致財務預算,定金一般是先預交總費用的50%,其余費用會議結束時一并結清。


11、與會議承辦方協商制定出合理的用餐、叫醒、開會時間。


12、做好會議期間的協調工作。


13、會議結束后,根據實際情況做出此次會議的總結報告、備檔。


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